Mengelola dokumen di kantor bisa menjadi tantangan tersendiri, terutama ketika jumlahnya terus bertambah setiap hari. Inilah sebabnya map arsip menjadi alat penting dalam menjaga kerapian dan efisiensi di tempat kerja. Namun, dengan banyaknya pilihan yang tersedia di pasaran, Anda harus memilih yang sesuai dengan kebutuhan dokumen Anda. Artikel ini akan membantu Anda mengenal berbagai jenis map arsip kantor dan bagaimana memilihnya sesuai kebutuhan.
Mengenal Map Arsip Kantor
Cipta Office – Dalam kegiatan sehari-hari, map arsip memudahkan Anda untuk menyusun, menyimpan, dan menemukan dokumen dengan cepat. Selain itu, penggunaan map yang tepat juga dapat melindungi dokumen dari kerusakan atau kehilangan. Oleh karena itu, penting mengenal jenis map yang tersedia untuk memastikan bahwa setiap dokumen tersimpan dengan baik.
Jenis Map Arsip
Sebelum memutuskan untuk membeli map arsip, ada baiknya Anda mengetahui berbagai jenis map yang ada di pasaran. Setiap jenis map memiliki fungsi dan kelebihan tersendiri yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan kantor Anda. Berikut tujuh jenis map arsip kantor yang wajib Anda ketahui.
Snelhechter
Contoh map snelhecter (Credit to: sosialita.id)
Map ini dirancang dengan mekanisme pengikat logam yang membuatnya cocok untuk menyimpan dokumen dengan jumlah halaman yang banyak. Biasanya digunakan untuk menyimpan laporan atau dokumen penting yang memerlukan penyimpanan jangka panjang.
Zipper
Contoh map arsip dengan zipper (Credit to: sinarmegastore.com)
Jenis map arsip yang dilengkapi dengan ritsleting pada bagian atasnya. Map ini biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen penting yang perlu dilindungi dari debu, air, atau kotoran. Dengan adanya resleting, dokumen di dalam map ini akan lebih aman dan tidak mudah tercecer.
Baca juga: 5 Bagian Penting dalam Amplop Perusahaan, Apa Saja?
Clear Holder
Contoh map arsip jenis clear holder (Credit to: tokopedia.com)
Memiliki lapisan transparan pada bagian depan dan belakangnya. Map ini biasanya memiliki beberapa kantong di dalamnya, sehingga dapat menyimpan lebih dari satu dokumen dalam satu map.
Ordner
Contoh ordner (Credit to: Freepik)
Map ini dilengkapi dengan mekanisme penjepit yang kuat di bagian tengahnya, yang memungkinkan Anda menyimpan dokumen dengan aman. Map Ordner sering digunakan untuk menyimpan dokumen yang harus disimpan dalam jangka waktu lama, seperti laporan keuangan atau kontrak bisnis.
Folder
Contoh map folder (Credit to: ciptagrafika.com)
Jenis ini merupakan pilihan yang cukup praktis dan mudah digunakan. Map ini biasanya tidak memiliki pengikat dan digunakan untuk menyimpan dokumen yang tidak terlalu tebal. Sangat cocok untuk dokumen yang sering diakses dan digunakan sehari-hari.
Map Gantung
Contoh map gantung (Credit to: gramedia.com)
Biasanya jenis ini dilengkapi dengan gantungan yang memudahkan penyimpanan di dalam lemari arsip vertikal. Dokumen yang disimpan di dalam map ini dapat dengan mudah diatur dan diakses tanpa harus mengeluarkan seluruh map.
Map Amplop
Contoh map amplop (Credit to Freepik)
Terakhir jenis map arsip yang berbentuk seperti amplop besar dengan penutup di bagian atas. Map ini sering digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang bersifat rahasia atau pribadi.
Tips Memilih Map Arsip Kantor
Memilih map arsip yang tepat memerlukan pertimbangan yang matang, mengingat pentingnya dokumen yang akan disimpan. Berikut beberapa tips yang bisa Anda pertimbangkan saat memilih map arsip kantor.
Sesuaikan dengan Jenis Dokumen
Sebelum memilih map, pastikan Anda sudah mengetahui jenis dokumen yang akan disimpan. Dokumen yang memerlukan penyimpanan jangka panjang, seperti laporan tahunan, lebih baik disimpan dalam map pressboard atau snelhecter. Hal ini untuk memberikan perlindungan ekstra.
Baca juga: Pengarsipan Kertas Vs Digital, Mana yang Lebih Unggul?
Pertimbangkan Kapasitas Penyimpanan
Setiap jenis map memiliki kapasitas penyimpanan yang berbeda. Jika Anda perlu menyimpan dokumen dalam jumlah besar, Map Ordner bisa menjadi solusi yang tepat. Sementara itu, map amplop untuk dokumen yang lebih sedikit atau yang perlu dibawa ke luar kantor.
Pilih Bahan yang Tahan Lama
Kualitas bahan juga menjadi faktor penting dalam memilih map arsip. Map yang terbuat dari bahan berkualitas akan lebih tahan lama dan mampu melindungi dokumen dengan lebih baik. Pilih map yang terbuat dari bahan plastik tebal atau karton kuat untuk menjaga dokumen tetap aman dari kerusakan.
Kemudahan Akses
Pilih map yang memudahkan akses ke dokumen. Map gantung, misalnya, ideal untuk dokumen yang sering digunakan, karena dapat diakses tanpa harus mengeluarkan seluruh map.
Harga dan Anggaran
Map arsip tersedia dalam berbagai rentang harga. Pilihlah map yang sesuai dengan anggaran kantor, namun tetap memperhatikan kualitas dan fungsionalitas. Map murah namun berkualitas rendah mungkin tidak akan bertahan lama dan justru memerlukan penggantian yang lebih sering.
Demikian pembahasan singkat dari berbagai jenis map arsip kantor yang harus Anda ketahui. Nah, jika Anda ingin custom map untuk kebutuhan kearsipan kantor Anda, Cipta Office bisa membantu Anda. Klik link atau tombol di bawah untuk melakukan pemesanan sekarang juga!
Penulis: Lidia Pratama
Editor: Raden Fathria