Mengelola dokumen menjadi tugas yang seringkali menumpuk dan memusingkan banyak karyawan di kantor. Terkadang, tanpa sistem yang tepat, dokumen penting bisa hilang atau sulit ditemukan saat dibutuhkan. Untuk itulah, penggunaan alat sortir arsip menjadi solusi terbaik untuk memudahkan manajemen dokumen kantor. Nah, artikel ini akan menjelaskan lebih dalam tentang alat sortir arsip hingga manfaatnya.
Jenis Alat Sortir Arsip
Cipta Office – Setiap kantor membutuhkan alat yang efektif dalam menyusun dan menyimpan dokumen penting sehari-hari. Ada berbagai alat sortir yang dapat membantu memperlancar pengelolaan dokumen. Berikut beberapa peralatan tersebut.
Folder Arsip
Pertama ada folder arsip, alat ini memudahkan karyawan mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori atau kebutuhan kantor. Umumnya dipakai untuk menyimpan laporan, surat, atau dokumen penting lainnya. Dengan alat ini, dokumen tidak akan tercecer atau hilang di antara tumpukan kertas lainnya.
Guide
Alat sortir guide digunakan untuk membagi folder berdasarkan kategori. Membantu menemukan dokumen yang tepat dengan cepat. Guide berbentuk lembaran yang bisa dimasukkan dalam ordner atau map arsip. Peralatan kantor ini membuat pengelolaan lebih efisien.
Numerator
Jenis stempel yang berfungsi untuk memberi nomor pada dokumen. Hal ini mempermudah pencarian berkas dengan urutan angka tertentu. Alat ini sangat membantu dalam menyortir dokumen sesuai sistem numerik.
Filling Cabinet
Terakhir filling cabinet, yaitu lemari arsip yang cukup populer digunakan. Biasanya terbuat dari logam atau kayu dan memiliki beberapa laci. Lemari ini digunakan untuk menyimpan berkas secara terstruktur dan rapi. Dengan filling cabinet, Anda bisa menyimpan berbagai dokumen penting dengan aman dan mudah diakses.
Baca juga: Tips Mudah Membersihkan Lemari Arsip
Tips Merapikan Dokumen Tanpa Ribet
Mengatur dokumen tidak harus sulit jika menggunakan alat yang tepat dan langkah yang efisien. Berikut beberapa tips praktis yang bisa membantu merapikan dokumen tanpa ribet.
Gunakan Map atau Ordner Berkualitas
Pilih map atau ordner berkualitas yang bisa digunakan untuk menyimpan dokumen dengan aman. Alat ini digunakan juga untuk menjaga dokumen tetap rapi dan terlindungi dari kerusakan.
Kelompokkan Berdasarkan Kategori
Mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori akan membantu proses pengelolaan dokumen menjadi lebih teratur. Pastikan setiap kategori jelas agar karyawan mudah menemukan dokumen saat dibutuhkan.
Gunakan Label untuk Mempermudah Pencarian
Memberikan label pada alat sortir dapat mempercepat proses pencarian dokumen. Dengan label yang jelas, karyawan tidak perlu membuang waktu untuk mencari dokumen di tumpukan kertas.
Simpan Dokumen Sesuai Prioritas
Letakkan dokumen yang sering digunakan di tempat yang mudah dijangkau. Sementara dokumen lama dapat disimpan dalam box arsip yang jarang dibutuhkan. Hal ini akan memudahkan akses dan menjaga kerapian dokumen.
Jangan Biarkan Dokumen Menumpuk
Dokumen yang menumpuk akan sulit diatur dan dicari saat diperlukan. Sortir dan rapikan secara rutin agar dokumen tetap keadaan rapi. Alat sortir arsip bisa membantu mencegah penumpukan yang tidak perlu.
Manfaat Alat Sortir Arsip
Dengan menggunakan alat ini, karyawan dapat bekerja lebih efisien dan terorganisir. Berikut manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan alat sortir arsip.
Meningkatkan Efisiensi Kerja
Dengan alat sortir, dokumen dapat tersusun rapi dan mudah ditemukan saat diperlukan. Hal ini membuat proses pencarian dokumen lebih cepat dan efisien, sehingga karyawan bisa fokus pada tugas-tugas lainnya.
Mencegah Kehilangan Dokumen Penting
Dengan menggunakan alat sortir yang sesuai dapat menjaga dokumen Anda tetap aman dan terorganisir. Misalnya penggunaan lemari arsip dengan kunci, memberikan perlindungan ekstra untuk dokumen sensitif atau penting.
Meningkatkan Kerapian Ruang Kantor
Penggunaan alat sortir membantu menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja. Dokumen yang tersusun rapi membuat kantor terlihat lebih profesional dan lingkungan kerja menjadi nyaman.
Baca juga: Apa Itu Arsiparis dan Alat yang Digunakan
Mengurangi stres dalam Pengelolaan Dokumen
Dengan dokumen yang rapi, karyawan akan merasa lebih tenang dan tidak kewalahan menangani tumpukan dokumen. Selain itu juga membantu mengurangi beban kerja atau stres dalam pekerjaan yang berurusan dengan dokumen.
Agar pekerjaan lebih efisien, penting untuk menyediakan fasilitas seperti filling cabinet, folder, dan map. Percayakan kebutuhan perlengkapan kantor Anda pada Cipta Office Karawang. Kami menawarkan berbagai produk berkualitas untuk mendukung pekerjaan kantor sehari-hari. Yuk pesan sekarang juga dengan klik link atau tombol di bawah ini!
Penulis: Lidia Pratama
Editor: Raden Fathria