Dalam dunia kerja, pengarsipan merupakan elemen kunci yang tidak boleh diabaikan. Karena dengan pengarsipan yang baik dapat mempermudah akses informasi tetapi juga menjamin keamanan dan keutuhan dokumen penting. Maka penting untuk mengetahui lebih dalam mengenai alat-alat yang tepat untuk mencapai efisiensi dan efektifitas pengelolaan dokumen. Nah, artikel berikut akan membahas pengertian, jenis, serta fungsi dari masing-masing peralatan kearsipan tersebut.
Apa Itu Peralatan Kearsipan?
Peralatan kearsipan merupakan berbagai alat dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan mengatur, dan melindungi dokumen serta arsip penting. Dalam konteks bisnis, arsip bisa berupa dokumen kertas, fail digital, foto, video, dan lainnya. Peralatan ini membantu dalam menjaga dokumen-dokumen tersebut tetap teratur, mudah diakses, dan terlindungi dari kerusakan atau kehilangan.
Jenis Peralatan Kearsipan
Ada berbagai jenis peralatan pengarsipan yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan spesifik dalam pengelolaan dokumen. Berikut adalah delapan jenis peralatan kearsipan yang umum digunakan.
Baca juga: Jenis-jenis Map Arsip Beserta Fungsinya
Lemari Arsip (Filling Cabinet)
Pertama ada lemari arsip yang dirancang khusus untuk menyimpan file-file dalam format folder gantung. Jenis alat ini tersedia dalam berbagai ukuran dan biasanya dilengkapi dengan laci yang dapat ditarik keluar.
Binder (Ordner)
Ordner yang lebih dikenal dengan istilah binder merupakan salah satu alat wajib kearsipan yang wajib dimiliki perusahaan. Alat ini digunakan untuk mengumpulkan dan menyusun dokumen yang terkait dalam satu tempat. Binder ini dilengkapi dengan cincin pengunci yang dapat dibuka dan ditutup untuk menambahkan atau mengeluarkan dokumen dengan mudah.
Folder Gantung
Adapun folder gantung ialah folder yang dirancang untuk digantung pada rel di dalam filling cabinet. Folder ini memudahkan pengelompokan dokumen dalam kategori tertentu dan membuatnya lebih muda ditemukan.
Map Arsip
Map arsip merupakan folder yang digunakan untuk menyimpan dan mengelompokkan dokumen. Terdapat berbagai jenis map seperti map gantung, map folder, dan map saku. Map ini memudahkan dalam pengelompokkan dokumen berdasarkan kategori atau subjek tertentu.
Label dan Indeks
Jenis label dan indeks adalah peralatan kecil namun penting dalam pengarsipan. Label digunakan untuk memberi tanda atau nama pada folder, binder, atau kotak arsip, sehingga memudahkan identifikasi.
Rak Arsip
Selain itu ada rak arsip yang dirancang untuk menampung berbagai jenis dokumen dan peralatan pengarsipan. Rak ini biasanya digunakan untuk menyimpan kotak arsip, binder, dan dokumen dalam folder.
Baca juga: 5 Fungsi Numerator Alat Pengarsipan Wajib Perusahaan
Alat Penjilid
Peralatan selanjutnya ialah alat penjilidan seperti stapler dan paper clip. Alat-alat ini digunakan untuk mengikat atau menggabungkan berkas-berkas menjadi satu kesatuan. Dengan menggunakan alat penjilidan yang tepat, berkas-berkas dapat disusun dengan rapi dan terorganisir.
Brankas Arsip
Terakhir ada brankas arsip yang merupakan perangkat penyimpanan yang dirancang untuk melindungi dokumen penting dari pencurian hingga kebakaran. Brankas ini biasanya terbuat dari bahan yang tahan api dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Brankas arsip sering digunakan untuk menyimpan dokumen legal, keuangan, atau dokumen rahasia lainnya.
Fungsi Peralatan Kearsipan
Setiap peralatan memiliki fungsi spesifik yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan dokumen. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari peralatan kearsipan.
Menyimpan dan Melindungi Dokumen
Fungsi utamanya membantu dalam menyimpan dokumen dengan rapi dan terlindungi dari kerusakan fisik, seperti robek, basah, dan terbakar.
Menghemat Ruang
Peralatan seperti filling cabinet, folder gantung, dan kotak arsip dirancang untuk menghemat ruang penyimpanan. Sehingga memungkinkan dokumen disimpan dalam posisi vertikal dan dapat ditumpuk atau disusun dalam ruang yang terbatas.
Baca juga: Ketahui Perbedaan Staples dan Stapler
Memudahkan Akses dan Pencarian
Dengan menggunakan alat arsip yang tepat, dokumen dapat diatur sedemikian rupa sehingga mudah diakses dan ditemukan saat dibutuhkan. Selain itu juga mempermudah pengguna menemukan dokumen dengan cepat tanpa perlu mencarinya satu per satu.
Mengorganisasi Dokumen
Kemudian berfungsi untuk membantu mengorganisir dokumen dalam kategori tertentu atau berdasarkan urutan waktu. Hal ini sangat berguna untuk dokumen yang perlu disimpan bersama-sama untuk referensi di masa depan.
Meningkatkan Efisiensi Kerja
Penggunaan peralatan arsip yang tepat dapat signifikan meningkatkan efisiensi kerja, karena menyediakan akses cepat dan mudah terhadap dokumen yang disimpan. Selain itu juga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari dan mengelola informasi. Dengan demikian, penggunaan alat-alat arsip yang efektif dapat membantu mengoptimalkan proses kerja menjadi lebih cepat.
Memenuhi Kebutuhan Hukum dan Regulasi
Banyak perusahaan harus mematuhi peraturan tertentu terkait penyimpanan dokumen. Maka, alat arsip membantu memastikan dokumen disimpan dengan cara yang sesuai standar hukum dan regulasi yang berlaku.
Baca juga: Apa Itu Filling Cabinet, Jenis, Serta Manfaatnya
Nah, dengan memahami jenis serta fungsi masing-masing peralatan, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi administrasi dan melindungi dokumen penting. Untuk Anda yang mencari alat arsip yang tepat dan sesuai, percayakan saja pada Cipta Office Karawang. Kami siap mewujudkan segala kebutuhan pengarsipan perusahaan Anda. Silakan pesan sekarang juga dengan klik link atau tombol di bawah ini!
Penulis: Lidia Pratama
Editor: Raden Fathria