Istilah profesi yang satu ini mungkin jarang Anda dengar, padahal peran seorang arsiparis dalam kehidupan sehari-hari sangatlah vital. Para juru arsip bertugas menjaga kelengkapan dokumen penting. Sehingga profesi ini banyak ditemukan di berbagai lembaga, mulai dari perusahaan swasta hingga instansi pemerintahan. Simak artikel berikut untuk mengetahui pengertian, tugas, hingga alat apa saja yang digunakan arsiparis.
Arsiparis Adalah
Cipta Office – Secara sederhana, arsiparis merupakan istilah yang digunakan untuk seseorang yang ahli di bidang kearsipan. Profesi ini memiliki tanggung jawab yang cukup kompleks sehingga membutuhkan banyak keahlian khusus. Misalnya kemampuan berpikir sistematis, analytical thinking, kemampuan manajerial arsip, hingga keterampilan administratif yang mumpuni.
Apa Tugas Arsiparis?
Sesuai dengan namanya, tugas pokok seorang arsiparis atau juru arsip (archivist) ialah mengelola segala hal tentang kearsipan. Dalam hal ini, juru arsip tak hanya menjaga arsip dari kerusakan maupun kehilangan saja. Melainkan juga menjaga kerahasiaan isi di dalamnya, termasuk melakukan digitalisasi dan konservasi digital. Sehingga arsip tetap mudah diakses dan berada di media penyimpanan yang aman dalam jangka panjang.
Jenis Alat Kearsipan
Demi memudahkan pekerjaan dalam mengelola, menjaga, dan pemeliharaan arsip, seorang juru arsip tentu membutuhkan banyak alat. Alat-alat kearsipan yang digunakan juru arsip adalah sebagai berikut.
Ordner
Contoh ordner (Credit to: Freepik)
Alat kearsipan yang dijamin digunakan oleh semua juru arsip ialah ordner. Map besar yang terbuat dari karton tebal dan dilengkapi dengan penjepit besi di bagian tengahnya. Ordner mampu menjepit dokumen dan arsip dalam jumlah banyak sekaligus. Biasanya ada kertas di bagian samping yang digunakan untuk penulisan jenis dokumen dan keterangan arsip lainnya.
Numerator
Contoh numerator (Credit to: Freepik)
Jenis alat kearsipan yang digunakan juru arsip ialah numerator. Sebuah stempel dengan angka-angka di bagian bantalannya. Numerator berfungsi untuk membubuhkan atau menambahkan angka maupun tanggal secara otomatis. Sehingga penomoran dan penanggalan berkas dalam dilakukan secara otomatis dan mudah.
Baca juga: 8 Alasan Wajib Upgrade Lemari Arsip, Apa Saja?
Stempel
Contoh stempel (Credit to: ciptagrafika.com)
Anda tentu familiar dengan alat kearsipan stempel yang satu ini. Tak hanya memuat angka-angka seperti numerator, stempel bahkan memuat tulisan, gambar, maupun kombinasi keduanya. Stempel berfungsi untuk banyak hal, contohnya pengesahan dokumen, penguat keputusan, alat pertanggungjawaban, hingga media branding perusahaan.
Filling Cabinet
Contoh filling cabinet (Credit to: Freepik)
Map arsip atau filling cabinet merupakan salah satu tempat penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan arsip dokumen. Filling cabinet tersedia dalam berbagai bentuk dan ukuran menyesuaikan kebutuhan perusahaan atau instansi terkait. Contoh filling cabinet yang umum digunakan ialah lateral filling cabinet, vertical filling cabinet, mobile, rotary, dan sebagainya.
Brankas
Contoh brankas (Credit to: Freepik)
Bukan hanya uang dan perhiasan, brankas dianggap menjadi tempat terbaik untuk menyimpan arsip dan dokumen. Sebab brankas memiliki sistem penguncian beragam seperti sensor sidik jari, kode angka, dan kunci klasik. Tak hanya itu, brankas dibuat dari material berkualitas tinggi yang tahan api, air, rayap, dan benturan. Kombinasi fitur-fitur unggulan ini menjadikan brankas sebagai pilihan tepat untuk menyimpan dokumen dan arsip perusahaan.
Stapler
Contoh stapler (Credit to: Freepik)
Dokumen kearsipan biasanya terdiri dari lembaran-lembaran kertas yang sering kali berceceran. Oleh karena itu, alat kearsipan stapler dibutuhkan untuk menyatukan lembaran-lembaran kertas tersebut menjadi satu. Dengan demikian, tidak ada lagi dokumen arsip yang tercecer, kurang, atau hilang.
Perforator
Contoh perforator (Credit to: Freepik)
Perforator yang disebut plong kertas merupakan alat kearsipan yang berfungsi sebagai pelubang atau pembolong kertas. Keunggulannya terletak pada kemampuannya membuat lubang tanpa menimbulkan sobekan pada kertas. Lubang-lubang ini yang nantinya akan memudahkan kertas dapat dimasukkan ke dalam ordner, binder, atau map arsip lainnya.
Baca juga: Fungsi Filling Cabinet, Bukan Hanya Lemari Dokumen!
Alat Sortir
Contoh alat sortir (Credit to: monotaro.id)
Untuk mempermudah penyeleksian dan pengelompokan dokumen, juru arsip umumnya membutuhkan alat sortir yang disebut juga collator. Dengan collator, juru arsip mampu bekerja lebih cepat dan efisien. Karena kertas atau dokumen diklasifikasikan menjadi tumpukan-tumpukan yang lebih kecil berdasarkan kriteria tertentu. Kriteria ini bisa berupa jenis dokumen, penanggalan, nomor, urut, dan kategori lainnya.
Sticky Notes
Contoh sticky notes (Credit to: Freepik)
Terakhir, alat kearsipan lainnya ada sticky notes atau kertas tempel. Alat kearsipan ini berfungsi untuk menulis informasi singkat tambahan pada dokumen arsip. Tak hanya itu, sticky notes juga bisa digunakan untuk menandai bagian atau halaman tertentu pada dokumen. Sehingga memudahkan pencarian ketika dibutuhkan.
Jual Alat Kearsipan
Demikian penjelasan singkat mengenai juru arsip, tugas, dan juga alat-alat yang digunakan untuk kearsipan. Lengkapi alat arsip di kantor Anda dengan menghubungi Cipta Office. Percetakan Karawang penyedia segala alat arsip hingga alat tulis kantor lainnya.