Ilustrasi sistem kearsipan kertas (Credit to: Freepik)
Dalam era yang semakin canggih ini, banyak perusahaan yang mulai beralih dari kearsipan kertas ke sistem digital. Masing-masing sistem memiliki manfaat dan keunggulan tersendiri. Lantas mana yang lebih efektif antara sistem kearsipan digital atau kertas? Nah, artikel ini akan membahas lebih dalam tentang pengertian, perbedaan, serta manfaat dan keunggulannya.
Pengertian Sistem Kearsipan
Cipta Office – Metode atau cara untuk mengelola dan menyimpan dokumen serta informasi secara terorganisir merupakan pengertian dari sistem kearsipan. Tujuannya adalah untuk memudahkan pencarian dan pengelolaan data ketika diperlukan. Secara umum, pengarsipan terbagi menjadi dua, yaitu kearsipan yang menggunakan kertas, dan kearsipan modern menggunakan format digital.
Kearsipan kertas memiliki keunggulan dalam hal keaslian dan legalitas dokumen, serta tidak memerlukan perangkat elektronik untuk mengaksesnya. Di sisi lain, kearsipan digital menggunakan teknologi untuk menyimpan dan mengelola dokumen dalam format digital. Sistem ini memungkinkan akses yang lebih cepat dan efisien, serta mengurangi kebutuhan akan ruang fisik.
Perbedaan Kearsipan Digital dan Kertas
Untuk memahami keduanya, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu perbedaan kedua sistem ini. Perbedaan utama antara kedua sistem ini dapat dilihat dari berbagai aspek sebagai berikut.
Penyimpanan dan Ruang
Kearsipan kertas membutuhkan ruang fisik yang cukup besar untuk menyimpan dokumen, seperti lemari arsip. Hal ini bisa menjadi masalah bagi perusahaan yang memiliki volume dokumen yang sangat banyak. Sebaliknya, kearsipan digital mengandalkan penyimpanan di server atau cloud, yang hanya membutuhkan ruang digital tanpa menghabiskan ruang kantor.
Baca juga: Pengarsipan Lebih Efektif dengan 5 Cara Ini!
Keamanan dan Risiko
Dokumen kertas rentan terhadap kerusakan fisik seperti kebakaran, banjir, atau kehilangan. Selain itu, akses terhadap dokumen kertas lebih mudah dibatasi namun juga mudah untuk dicuri atau disalahgunakan. Sedangkan kearsipan digital menawarkan fitur keamanan seperti enkripsi dan kontrol akses yang ketat. Meskipun, kearsipan digital juga tetap rentan terhadap serangan siber dan perlu perlindungan keamanan yang memadai.
Aksesibilitas dan Efisiensi
Mengakses dokumen dalam kearsipan kertas bisa memakan waktu karena harus mencari secara manual. Sistem digital memungkinkan pencarian cepat dengan menggunakan kata kunci, yang sangat meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Dengan sistem digital, dokumen dapat diakses dari dan kapan saja, asalkan memiliki koneksi internet yang memadai.
Biaya dan Implementasi
Memulai kearsipan digital memerlukan investasi awal dalam perangkat keras dan perangkat lunak, serta pelatihan bagi karyawan. Namun dalam jangka panjang, kearsipan digital dapat mengurangi biaya operasional seperti pembelian kertas, tinta, dan ruang penyimpanan. Sistem kearsipan kertas mungkin lebih murah untuk diimplementasikan awalnya, tetapi biaya operasionalnya bisa meningkat seiring waktu.
Baca juga: Filling Cabinet, Perlengkapan Kantor yang Bikin Arsip Tertata
Manfaat dan Keunggulannya
Memahami manfaat dan keunggulan dari masing-masing sistem dapat membantu perusahaan membuat keputusan yang tepat. Berikut adalah beberapa manfaat dan keunggulan dari kearsipan digital dan kertas.
Keamanan dan Perlindungan Dokumen
Kearsipan digital menawarkan tingkat keamanan yang tinggi dengan fitur enkripsi dan akses terbatas. Dokumen dapat dilindungi dengan password dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang. Sebaliknya, kearsipan kertas lebih rentan terhadap kerusakan fisik seperti kebakaran, banjir, atau kehilangan.
Kemudahan Akses dan Pengelolaan
Dalam sistem digital, dokumen dapat diakses dari mana dan kapan saja dengan koneksi internet. Pencarian dokumen juga cepat hanya dengan menggunakan kata kunci. Kearsipan kertas membutuhkan lebih banyak waktu dan tenaga untuk mencari dokumen yang diinginkan.
Efisiensi Ruang dan Biaya
Kearsipan digital menghemat ruang karena tidak memerlukan tempat fisik untuk menyimpan dokumen. Selain itu, biaya jangka panjang untuk penyimpanan digital cenderung lebih rendah dibandingkan dengan biaya dokumen fisik.
Kepatuhan dan Regulasi
Beberapa industri memiliki regulasi ketat terkait penyimpanan dan pengelolaan dokumen. Kearsipan digital dapat membantu memenuhi standar ini, karena kemampuan untuk melacak dan mengaudit akses serta perubahan dokumen. Kearsipan kertas membutuhkan pencatatan manual yang lebih rumit dan rawan kesalahan.
Baca juga: Penanggalan Arsip Lebih Detail dengan Perforator
Dampak Lingkungan
Menggunakan kearsipan digital dapat mengurangi penggunaan kertas, yang berarti lebih sedikit pohon yang ditebang dan limbah yang dihasilkan. Hal ini mendukung inisiatif keberlanjutan dan ramah lingkungan. Di sisi lain, produksi dan perawatan dokumen kertas memiliki dampak negatif terhadap lingkungan.
Pemulihan Bencana
Dalam situasi bencana, dokumen digital lebih mudah dipulihkan melalui back up dan sistem pemulihan data. Sebaliknya, dokumen kertas yang rusak atau hilang sulit untuk dipulihkan dan bisa berdampak besar pada operasional perusahaan.
Demikianlah pengertian hingga manfaat dan keunggulan kearsipan digital dan kertas. Jika Anda sedang mencari lemari arsip untuk dokumen perusahaan Anda, Cipta Office Karawang siap membantu Anda. Kami menyediakan berbagai kebutuhan untuk perusahaan termasuk lemari arsip dan peralatan kantor lainnya. Yuk, pesan sekarang melalui link atau tombol di bawah ini!
Penulis: Lidia Pratama
Editor: Raden Fathria